Q: Welche Unternehmen sind betroffen und was ist zu tun?

Meldemöglichkeiten müssen von Unternehmen mit mindestens 50 Beschäftigten eingerichtet werden sowie von Unternehmen aus bestimmten Bereichen unabhängig von der Anzahl der Beschäftigten wie z.B. allen Finanzdienstleistern, Luft- und Seeschifffahrt. Maßgeblich ist dabei die regelmäßige Zahl der Beschäftigten, jedoch keine Betrachtung an einem bestimmten Stichtag. Diese Unternehmen und sonstige Beschäftigungsgeber sind verpflichtet, eine interne Meldestelle einzurichten und zu betreiben , an die sich Beschäftigte wenden können. Stand: 11.10.2024

Q: Gibt es Hilfe bei heiklen Meldungen und gibt es Support?

Ihnen steht ein persönlicher Support bei Ihren Fragen rund um das System white sparrow per E-Mail und telefonisch zur Verfügung. Wir helfen schnell, kompetent und mit jeder Menge Erfahrung weiter. Beim Eingang einer heiklen Meldung empfehlen wir: Ruhe bewahren! Vertrauen Sie auf Ihre Expertise und Ihr Rüstzeug aus der Fachkundeschulung. Stellt sich heraus, dass Sie hier nicht weiterkommen, dann sprechen Sie uns gerne an. Wir können Ihnen Impulse zu nächsten Schritten bei eingehenden Meldungen schwieriger Art geben oder Sie ggf. auch aktiv unterstützen. Ab wann es kostenpflichtige Leistungen werden, geben wir Ihnen zuvor bekannt. Wir leiten Sie im Einzelfall auch über zu unseren MKM Rechtsexperten . Stand: 11.10.2024

Question 1

Was bedeutet die EU-Whistleblowing-Richtlinie in Verbindung mit  dem deutschen Hinweisgeberschutzgesetz für Unternehmen?

Accepted Answer

Die EU-Whistleblowing-Richtlinie, offiziell bekannt als Richtlinie (EU) 2019/1937, ist eine Rechtsvorschrift der Europäischen Union, die den Schutz von Personen regelt, die in ihrem beruflichen Umfeld Verstöße gegen das Rechtsverstöße melden (sogenannte Whistleblower). Diese Richtlinie wurde am 23. Oktober 2019 verabschiedet und legt verbindliche Mindeststandards für den Schutz von Whistleblowern in allen Mitgliedstaaten der EU fest.

Es erfolgte die Umsetzung der EU-Richtlinie in nationales Recht in allen Mitgliedsstatten der EU.

Das deutsche Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) trat deshalb nach Artikel 10 Absatz 2 am 2.Juli 2023 in Kraft. Unternehmen ab 50 Beschäftigte sind seitdem zum Vorhalten einer internen Meldestelle verpflichtet.

Wir stellen hier die wichtigsten Punkte aus dem Gesetz vor:

1. Der sachliche Anwendungsbereich

Einen wesentlichen Unterschied zur Richtlinie gibt es beim sachlichen Anwendungsbereich: Während die Richtlinie Hinweisgeber nur bei Verstößen gegen EU-Recht schützt, gilt das HinSchG auch bei Verstößen gegen Strafvorschriften des Strafgesetzbuches und gegen bestimmte Ordnungswidrigkeiten, die mit Bußgeld bewehrt sind. Es bleibt weiterhin bei einer Auflistung in § 2 HinSchG von einzelnen Rechts- bzw. Themengebieten, die vom HinSchG erfasst sind.

Die Einigung im Vermittlungsausschuss ergab zuletzt noch eine Änderung zur Definition des Begriffs „Informationen“, die gemeldet werden: Das HinSchG gilt demnach nun nur noch dann, wenn die gemeldeten Informationen Verstöße bei dem Beschäftigungsgeber, bei dem die hinweisgebende Person tätig ist oder war, oder bei einer anderen Stelle, mit der die hinweisgebende Person aufgrund ihrer beruflichen Tätigkeit im Kontakt steht oder stand, begangen wurden oder sehr wahrscheinlich erfolgen werden, sowie über Versuche der Verschleierung solcher Verstöße.

2. Die Bearbeitung anonymer Hinweise

Die ursprünglich in den Gesetzesentwürfen vorgesehene Pflicht zur Einrichtung eines Meldekanals, der auch die Abgabe anonymer Meldungen ermöglicht, ist in dem nunmehr verabschiedeten HinSchG nicht mehr verankert. Anders als die EU-Richtlinie dies vorsieht, sollen Unternehmen nach dem HinSchG jedoch auch Hinweise bearbeiten, bei denen der Hinweisgeber keinerlei Angaben zu seiner Person tätigt – sog. anonyme Hinweise. Dies erscheint auch sinnvoll, da die Unternehmenslenker so wertvolle Hinweise über Vorgänge aus dem eigenen Unternehmen erhalten können. Beim Aussuchen einer Lösung ist es also zu empfehlen, dass eine anonyme Zwei-Wege-Kommunikation sichergestellt wird. – Schauen Sie dazu gern unsere white sparrow Plattform an!

3. Persönliche Zusammenkunft wurde entschärft

Die Pflicht, auf Wunsch des Hinweisgebers auch eine persönliche Zusammenkunft von Angesicht zu Angesicht zu ermöglichen, wurde entschärft: Nach dem Hinweisgeberschutzgesetz kann die Zusammenkunft mit Einwilligung des Hinweisgebers nun auch im Wege einer Bild- und Tonübertragung erfolgen.

Stand: 11.10.2024

Question 2

Welche Unternehmen sind betroffen und was ist zu tun?

Accepted Answer

Meldemöglichkeiten müssen von Unternehmen mit mindestens 50 Beschäftigten eingerichtet werden sowie von Unternehmen aus bestimmten Bereichen unabhängig von der Anzahl der Beschäftigten wie z.B. allen Finanzdienstleistern, Luft- und Seeschifffahrt.

Maßgeblich ist dabei die regelmäßige Zahl der Beschäftigten, jedoch keine Betrachtung an einem bestimmten Stichtag. Diese Unternehmen und sonstige Beschäftigungsgeber sind verpflichtet, eine interne Meldestelle einzurichten und zu betreiben, an die sich Beschäftigte wenden können.

Stand: 11.10.2024

Question 3

Ist mein Unternehmen betroffen, obwohl weniger als 50 Mitarbeitende beschäftigt werden?

Accepted Answer

● Sind Sie ein Wertpapierdienstleistungsunternehmer (§ 2 Abs. 10 Wertpapierhandelsgesetz)?

● Sind Sie ein Datenbereitstellungsdienst (§ 2 Abs. 40 Wertpapierhandelsgesetz)?

● Sind Sie Börsenträger im Sinne des Börsengesetzes?

● Sind Sie ein Institut des Kreditwesens (§ 1 Abs. 1 Buchst. b Kreditwesengesetz)?

● Sind Sie ein Institut im Sinne des § 2 Absatz 1 des Wertpapierinstitutsgesetzes?

● Sind Sie eine Kapitalverwaltungsgesellschaft (§ 18 Abs. 1 Kapitalanlagegesetzbuch)?

● Fallen Sie unter das Versicherungsaufsichtsgesetz (§ 1 Abs. 1 Versicherungsaufsichtsgesetz)?

● Sind Sie Gegenpartei eines Wertpapierfinanzierungsgeschäfts?

Wenn Sie mindestens eine der Fragen mit „ja“ beantwortet haben, sind Sie zur Einrichtung einer internen Meldestelle unabhängig von der Anzahl der Mitarbeiter verpflichtet. Sollen Sie sich nicht sicher sein, können Sie uns gern für ein unverbindliches Beratungsgespräch kontaktieren.

Stand: 11.10.2024

Question 4

Ist auch der öffentliche Bereich von der EU-Whistleblower-Richtlinie und dem Hinweisgeberschutzgesetz betroffen?

Accepted Answer

Mit Inkrafttreten des deutschen Hinweisgeberschutzgesetz am 2.Juli 2023 sollen Whistleblower auch in öffentlichen Verwaltungen, Kommunen, kommunalen Unternehmen und sonstigen öffentlichen Beschäftigungsstellen vor Repressalien besser geschützt werden.

Die Bundesländer haben zwischenzeitlich und größtenteils landesrechtliche Hinweisgebermeldestellengesetze verabschiedet oder die Anforderungen des HinSchG in bestehendes Landesrecht implementiert und damit die rechtlichen Grundlagen für den Betrieb internen Meldestellen in öffentlichen Verwaltungen geschaffen.

Die Pflicht zur Umsetzung der kommunalen Hinweisgebermeldestellengesetze bzw. des jeweiligen Landesgesetzes besteht für:

• Kommunen, kommunale Unternehmen, öffentliche Verwaltungen / öffentliche Körperschaften / Behörden und sonstige öffentliche Beschäftigungsstellen
mit mehr als 10.000 Einwohnern bzw. mit mehr als 50 Beschäftigen.

Öffentliche Beschäftigungsgeber müssen sicherstellen, dass Whistleblower eine sichere Umgebung für die Offenlegung von verdeckten Missständen, von potentiellem Fehlverhalten oder Verstößen gegen geltendes Recht in öffentlichen Stellen in Anspruch nehmen können.

Mehr darüber erfahren Sie in unseren kostenfreien Info-Webinaren "Kommunale Hinweisgebermeldestellengesetze" - Hier einfach anmelden.

Stand: 11.10.2024

Question 5

Welche Personen eignen sich für die Wahrnehmung der Aufgaben einer internen Meldestelle ?

Accepted Answer

Die beauftragten Personen (Mitarbeitende oder Dritte als Dienstleister), die eingehende Meldungen auf Fehlverhalten oder Missstände bearbeiten, müssen unabhängig sein. Dabei sind andere Tätigkeiten im Unternehmen zulässig.

Die Personen müssen qualifiziert sein und gemäß EU-Richtlinie und HinSchG entsprechende Fachkunde zum Hinweisgeberschutzgesetz erwerben.

MKM LEGAL schult im Rahmen einer Fachkundeschulung zum Hinweisgeberschutzgesetz die Grundlagen und macht Beauftragte fit für die anstehenden Aufgaben bei der Hinweisbearbeitung, inklusive Fallbeispiele. Fachkundeschulung mit Teilnahmezertifikat – hier geht’s zur Anmeldung.

Stand: 11.10.2024

Question 6

Was ist der Nutzen eines Hinweisgebersystems und wie erfolgt die Implementierung des Systems?

Accepted Answer

Ein Hinweisgebersystem oder eine Meldeplattform berücksichtigt in der Regel alle Anforderungen des HinSchG und stellt somit eine ALL-IN-ONE Lösung für ein gesetzeskonformes Hinweisgebemanagement dar. Verantwortliche minimieren dadurch Haftungsrisiken und schützen sich vor etwaigen Bußgeldern, Sanktionen oder möglichen Reputationsschäden.

Der Einsatz eines Systems wirkt zudem ressourcenschonend und kostensparend.

Das Onboarding der Meldeplattform white sparrow ist einfach & unkompliziert. Auf der Basis Ihrer Informationen in einer Onboarding-Checkliste statten wir Ihre Plattform mit Ihrer CI aus . Sofern ein Betriebsrat besteht und die Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats gewahrt wurden, dauert das Aufsetzen Ihres Hinweisgebersystems nur wenige Tage. Parallel wird ein Termin für die Einweisung Ihres Teams vereinbart und Sie erhalten auf Wunsch Textvorlagen, um Mitarbeitende und Partner zu informieren.

Stand: 11.10.2024

Question 7

Gibt es Hilfe bei heiklen Meldungen und gibt es Support?

Accepted Answer

Ihnen steht ein persönlicher Support bei Ihren Fragen rund um das System white sparrow per E-Mail und telefonisch zur Verfügung. Wir helfen schnell, kompetent und mit jeder Menge Erfahrung weiter.

Beim Eingang einer heiklen Meldung empfehlen wir: Ruhe bewahren! Vertrauen Sie auf Ihre Expertise und Ihr Rüstzeug aus der Fachkundeschulung. Stellt sich heraus, dass Sie hier nicht weiterkommen, dann sprechen Sie uns gerne an. Wir können Ihnen Impulse zu nächsten Schritten bei eingehenden Meldungen schwieriger Art geben oder Sie ggf. auch aktiv unterstützen. Ab wann es kostenpflichtige Leistungen werden, geben wir Ihnen zuvor bekannt. Wir leiten Sie im Einzelfall auch über zu unseren MKM Rechtsexperten.

Stand: 11.10.2024

Question 8

Mehr Wissen rund um interne Meldestellen & Hinweisbearbeitung in der Praxis

Accepted Answer

Kann white sparrow in allen EU-Ländern eingesetzt werden?

Die Plattform white sparrow berücksichtigt als einziges Hinweisgebersystem auch die nationalen Besonderheiten der Umsetzungsgesetze der EU-Whistleblowing-Richtlinie in anderen EU-Ländern.

Die Plattform white sparrow erfüllt die Anforderung der Mehrsprachigkeit.

Ist das System auch für Konzerne / Konzerngesellschaften geeignet?

Die internationale Rechtssicherheit der Hinweisgeber-Plattform in allen EU-Ländern ermöglicht eine sichere & zentrale Nutzung für Konzerne.

Das System white sparrow ist mehrmandantenfähig und stellt jeder Konzerngesellschaft ein eigenes Portal für Hinweisgeber zur Verfügung. Derzeit wird es in 9 Sprachen angeboten, die weiter ausgebaut werden. Die Hinweise aller Unternehmen des Konzerns können zentral verwaltet und bearbeitet werden. Ein dezidiertes Rechte- und Rollenkonzept berücksichtigt wichtige Features wie z.B. das Vier-Augen-Prinzip, die Hinzuziehung von Benutzern z.B. zu nur einem einzigen Hinweis oder die Fristenkontrolle.

Wir stellen Ihnen gerne ein kostenfreie DEMO-Version bereit, mit der Ihr Team in Ruhe testen kann.

Ist der Betriebsrat bei der Einführung eines Hinweisgebersystems zu beteiligen?

Bei der Einführung eines neuen bzw. bei der Änderung bestehender Hinweisgebersysteme sollten Sie den Betriebsrat in jedem Falle beteiligen. Zum einen ist dies nach § 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG erforderlich, wenn das Hinweisgebersystem Meldepflichten statuiert. Zum anderen besteht ein Mitbestimmungsrecht nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG, wenn technische Einrichtungen eingeführt oder angewendet werden sollen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen.

Gerne unterstützen Sie die Arbeitsrechtsexperten von MKM Rechtsanwälte PartmbB auch beim Abschluss einer Betriebsvereinbarung und den Verhandlungen mit dem Betriebsrat.

Mehr dazu finden Sie in unserem Newsletterartikel zur Mitbestimmung des Betriebsrates.

Wie wird die Anonymität des Hinweisgebers bei der Plattform white sparrow sichergestellt?

Unser Hinweisgebersystem gewährleistet die Anonymität des Hinweisgebers und stellt sicher, dass dessen Identität auf technischem Weg nicht zurückverfolgt werden kann. Technische Daten, die zur Übermittlung des Hinweises erforderlich sind, sind nur einem sehr eingeschränkten Personenkreis und nur für kurze Zeit zugänglich. Die  Daten werden in hochsicheren Rechenzentren gespeichert, die nach ISO 27001/2 sowie weiteren Standards zertifiziert sind. Auf diesen Servern werden keinerlei IP-Adressen, Standortdaten, Gerätespezifikationen oder sonstige Daten dauerhaft gespeichert, die Rückschlüsse auf den Hinweisgeber zulassen. 

Der Hinweisgeber entscheidet selbst, ob er anonym bleibt oder persönliche Angaben zu seiner Person macht. In jedem Fall werden Meldungsinhalte nur verschlüsselt übertragen. Zudem erfolgt die gesamte Serverkommunikation über eine verschlüsselte TLS 1.2.(HTTPS)-Verbindung. Externe Hosting-IT-Dienstleister haben keinen Zugriff auf die Daten.

Ist es möglich, das System für andere Gesetze, die Meldeplattformen erfordern, einzusetzen?

Unsere Plattform white sparrow können Sie für weitere internationale Rechtsakte, die eine Meldeplattform benötigen, einsetzen. Dies sind z.B. das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG), das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz / Antidiskriminierungsgesetz (AGG), Bribery Act, Modern Slavery Act oder FCPA.

Wie wird technisch die Sicherheit des Systems gewährleistet?

Unsere Plattform setzt beim Transport der Daten moderne Verschlüsselung ein und wird in hochsicheren deutschen Rechenzentren gehostet - u.a. zertifiziert nach DIN ISO 27001/2 I SAE60 Zertifikat, DIN ISO 22301 und 27018 I SOC 1, SOC 2 und SOC 3. Die Software ist mehrmandantenfähig, vermeidet unnötige Datenspeicherung und löscht nicht mehr benötigte Daten. Das Sstem hat eine umfassende Änderungsprotokollierung inklusive historischer Feldwerte.

Wie werden die Anforderungen des Datenschutzes erfüllt?

Die Meldeplattform white sparrow erfüllt alle Vorgaben der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Die technischen Voraussetzungen der Software und des Rechenzentrums erfüllen höchste Ansprüche. Ausländische Subunternehmer sind nicht – noch nicht einmal in der Softwareentwicklung – beteiligt. Gerne erhalten Sie hierzu weitere Informationen von uns.
Softwareentwickler und Datenschützer von MKM stellen als erfahrene Experten sicher, dass die Softwareentwicklung sowie die Datenverarbeitung im Hinweisgebersystem nach dem Prinzip "privacy by design“ abläuft.

Was ist unter dem Begriff „interne“ Meldestelle zu verstehen? Ist eine Auslagerung auf externe Dritte möglich? Kann sich ein Hinweisgebersystem geteilt werden?

Natürlich nimmt die Einrichtung und Aufrechterhaltung einer Hinweisgeber-Stelle viele Ressourcen in Anspruch. Deswegen ist es erlaubt, den „internen“ Meldekanal auf externe Dritte auszulagern – wenn dabei die Vertraulichkeit und der Datenschutz gewahrt werden.

Und können sich mehrere Meldestellen ein Hinweisgeber-System teilen? Im privaten Sektor ja, sofern das System eine strikte Datentrennung zwischen den Unternehmen ermöglicht.

Die MKM Compliance GmbH bietet mit white sparrow eine Plattform an, die Ihren Beschäftigten nicht nur die Abgabe vertraulicher Meldungen ermöglicht – sie ermöglicht kleinen Unternehmen und Konzernen auch die Ressourcenteilung.

Im öffentlichen Sektor können je nach Bundesland die Kommunen, Gemeinden, Landkreise oder sonstige öffentliche Beschäftigungsgeber interne Meldestellen gemeinsam einrichten und betreiben oder einen Dritten mit den Aufgaben einer internen Meldestelle und dem Betreiben von Meldekanälen beauftragen.

Verschieden Modelle sind zulässig wie u.a. die interkommunale Zusammenarbeit im Rahmen einer kommunalen Zweckvereinbarung oder auch die Aufgabenübertragung innerhalb kommunaler Konzerngesellschaften.

Die Pflicht, Maßnahmen zu ergreifen, um etwaige Verstöße abzustellen, verbleibt bei den bei beteiligten Kommunen und öffentlichen Beschäftigungsgebern.

Mehr dazu in unseren kostenfreien Info-Webinaren für Unternehmen und für öffentliche Beschäftigungsträger.

Was ist der Unterschied zwischen einer internen Meldestelle und eine externe Meldestelle?

Hinweisgebende Personen können gemäß § 7 Abs. 1 S. 1 HinSchG grundsätzlich wählen, ob Sie sich an die interne Meldestelle im Unternehmen oder an eine externe Meldestelle wenden.

In den Fällen, in denen intern wirksam gegen den Verstoß vorgegangen werden kann und die hinweisgebende Person keine Repressalien befürchten muss, sollte sich die Person gemäß § 7 Abs. 1 S. 2 HinSchG mit der Meldung über Missstände oder Verstöße gegen geltendes Recht an die im Unternehmen intern eingerichtete Meldestelle bevorzugt wenden.

Wenn einem intern gemeldeten Verstoß nicht abgeholfen wurde, bleibt es dem Whistleblower unbenommen, sich an eine externe Meldestelle zu wenden.

Externe Meldestellen oder für bestimmte Wirtschaftszweige einschlägige Meldestellen sind u.a. eingerichtet bei:

- Bundesamt für Justiz

- Bundeskartellamt

- BaFin

- EU-Kommission

- Europäisches Amt für Betrugsbekämpfung (OLAF)

- Europäische Wertpapier- und Marktaufsichtsbehörde (ESMA)

- Europäische Arzneimittelagentur (EMA)

u.a.

Stand: 11.10.2024

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