Q: Welche Unternehmen sind vom Hinweisgeberschutzgesetz betroffen und was ist zu tun?

Meldemöglichkeiten müssen von Unternehmen mit mindestens 50 Beschäftigten eingerichtet werden sowie von Unternehmen aus bestimmten Bereichen unabhängig von der Anzahl der Beschäftigten wie z.B. allen Finanzdienstleistern, Luft- und Seeschifffahrt. Maßgeblich ist dabei die regelmäßige Zahl der Beschäftigten, jedoch keine Betrachtung an einem bestimmten Stichtag. Diese Unternehmen und sonstige Beschäftigungsgeber sind verpflichtet, eine interne Meldestelle einzurichten und zu betreiben , an die sich Beschäftigte wenden können.

Q: Gibt es Hilfe bei heiklen Meldungen und gibt es Support?

Ihnen steht ein persönlicher Support bei Ihren Fragen rund um das System white sparrow per E-Mail und telefonisch zur Verfügung. Wir helfen schnell, kompetent und mit jeder Menge Erfahrung weiter. Beim Eingang einer heiklen Meldung empfehlen wir: Ruhe bewahren! Vertrauen Sie auf Ihre Expertise und Ihr Rüstzeug aus der Fachkundeschulung. Stellt sich heraus, dass Sie hier nicht weiterkommen, dann sprechen Sie uns gerne an. Wir können Ihnen Impulse zu nächsten Schritten bei eingehenden Meldungen schwieriger Art geben oder Sie ggf. auch aktiv unterstützen. Ab wann es kostenpflichtige Leistungen werden, geben wir Ihnen zuvor bekannt. Wir leiten Sie im Einzelfall auch über zu unseren MKM Rechtsexperten .

Q: Ist das System auch für Konzerne / Konzerngesellschaften geeignet?

Die internationale Rechtssicherheit der Hinweisgeber-Plattform in allen EU-Ländern ermöglicht eine sichere & zentrale Nutzung für Konzerne. Das System white sparrow ist mehrmandantenfähig und stellt jeder Konzerngesellschaft ein eigenes Portal für Hinweisgeber zur Verfügung. Die Hinweise aller Unternehmen des Konzerns können zentral verwaltet und bearbeitet werden. Ein dezidiertes Rechte- und Rollenkonzept berücksichtigt wichtige Features wie z.B. das Vier-Augen-Prinzip, die Hinzuziehung von Benutzern z.B. zu nur einem einzigen Hinweis oder die Fristenkontrolle. Wir stellen Ihnen gerne eine kostenfreie Demo-Version bereit, mit der Ihr Team in Ruhe testen kann.

Q: Wie wird die Anonymität des Hinweisgebers bei der Plattform white sparrow sichergestellt?

Unser Hinweisgebersystem gewährleistet die Anonymität des Hinweisgebers und stellt sicher, dass dessen Identität auf technischem Weg nicht zurückverfolgt werden kann. Technische Daten, die zur Übermittlung des Hinweises erforderlich sind, sind nur einem sehr eingeschränkten Personenkreis und nur für kurze Zeit zugänglich. Die Daten werden in hochsicheren Rechenzentren gespeichert, die nach ISO 27001/2 sowie weiteren Standards zertifiziert sind. Auf diesen Servern werden keinerlei IP-Adressen, Standortdaten, Gerätespezifikationen oder sonstige Daten dauerhaft gespeichert, die Rückschlüsse auf den Hinweisgeber zulassen. Der Hinweisgeber entscheidet selbst, ob er anonym bleibt oder persönliche Angaben zu seiner Person macht. In jedem Fall werden Meldungsinhalte nur verschlüsselt übertragen. Zudem erfolgt die gesamte Serverkommunikation über eine verschlüsselte TLS 1.2.(HTTPS)-Verbindung. Externe Hosting-IT-Dienstleister haben keinen Zugriff auf die Daten.

Question 1

Welche Unternehmen sind vom Hinweisgeberschutzgesetz betroffen und was ist zu tun?

Accepted Answer

Meldemöglichkeiten müssen von Unternehmen mit mindestens 50 Beschäftigten eingerichtet werden sowie von Unternehmen aus bestimmten Bereichen unabhängig von der Anzahl der Beschäftigten wie z.B. allen Finanzdienstleistern, Luft- und Seeschifffahrt.

Maßgeblich ist dabei die regelmäßige Zahl der Beschäftigten, jedoch keine Betrachtung an einem bestimmten Stichtag. Diese Unternehmen und sonstige Beschäftigungsgeber sind verpflichtet, eine interne Meldestelle einzurichten und zu betreiben, an die sich Beschäftigte wenden können.

Question 2

Ist mein Unternehmen vom Hinweisgeberschutzgesetz betroffen, obwohl weniger als 50 Mitarbeitende beschäftigt werden?

Accepted Answer

● Sind Sie ein Wertpapierdienstleistungsunternehmer (§ 2 Abs. 10 Wertpapierhandelsgesetz)?

● Sind Sie ein Datenbereitstellungsdienst (§ 2 Abs. 40 Wertpapierhandelsgesetz)?

● Sind Sie Börsenträger im Sinne des Börsengesetzes?

● Sind Sie ein Institut des Kreditwesens (§ 1 Abs. 1 Buchst. b Kreditwesengesetz)?

● Sind Sie ein Institut im Sinne des § 2 Absatz 1 des Wertpapierinstitutsgesetzes?

● Sind Sie eine Kapitalverwaltungsgesellschaft (§ 18 Abs. 1 Kapitalanlagegesetzbuch)?

● Fallen Sie unter das Versicherungsaufsichtsgesetz (§ 1 Abs. 1 Versicherungsaufsichtsgesetz)?

● Sind Sie Gegenpartei eines Wertpapierfinanzierungsgeschäfts?

Wenn Sie mindestens eine der Fragen mit „ja“ beantwortet haben, sind Sie zur Einrichtung einer internen Meldestelle unabhängig von der Anzahl der Mitarbeiter verpflichtet. Sollen Sie sich nicht sicher sein, können Sie uns gern für ein unverbindliches Beratungsgespräch kontaktieren.

Question 3

Ist auch der öffentliche Bereich von der EU-Whistleblower-Richtlinie und dem Hinweisgeberschutzgesetz betroffen?

Accepted Answer

Mit Inkrafttreten des deutschen Hinweisgeberschutzgesetz am 2. Juli 2023 sollen Whistleblower auch in öffentlichen Verwaltungen, Kommunen, kommunalen Unternehmen und sonstigen öffentlichen Beschäftigungsstellen vor Repressalien besser geschützt werden.

Die Bundesländer haben zwischenzeitlich und größtenteils landesrechtliche Hinweisgebermeldestellengesetze verabschiedet oder die Anforderungen des HinSchG in bestehendes Landesrecht implementiert und damit die rechtlichen Grundlagen für den Betrieb internen Meldestellen in öffentlichen Verwaltungen geschaffen.

Die Pflicht zur Umsetzung der kommunalen Hinweisgebermeldestellengesetze bzw. des jeweiligen Landesgesetzes besteht für Kommunen, kommunale Unternehmen, öffentliche Verwaltungen / öffentliche Körperschaften / Behörden und sonstige öffentliche Beschäftigungsstellen
mit mehr als 10.000 Einwohnern bzw. mit mehr als 50 Beschäftigen.

Öffentliche Beschäftigungsgeber müssen sicherstellen, dass Whistleblower eine sichere Umgebung für die Offenlegung von verdeckten Missständen, von potenziellem Fehlverhalten oder Verstößen gegen geltendes Recht in öffentlichen Stellen in Anspruch nehmen können.

Question 4

Welche Personen eignen sich für die Wahrnehmung der Aufgaben einer internen Meldestelle?

Accepted Answer

Die beauftragten Personen (Mitarbeitende oder Dritte als Dienstleister), die eingehende Meldungen auf Fehlverhalten oder Missstände bearbeiten, müssen unabhängig sein. Dabei sind andere Tätigkeiten im Unternehmen zulässig.

Die Personen müssen qualifiziert sein und gemäß EU-Richtlinie und HinSchG entsprechende Fachkunde zum Hinweisgeberschutzgesetz erwerben.

MKM LEGAL schult im Rahmen einer Fachkundeschulung zum Hinweisgeberschutzgesetz die Grundlagen und macht Beauftragte fit für die anstehenden Aufgaben bei der Hinweisbearbeitung, inklusive Fallbeispiele. Fachkundeschulung mit Teilnahmezertifikat – hier geht’s zur Anmeldung.

Question 5

Was ist der Nutzen eines Hinweisgebersystems und wie erfolgt die Implementierung des Systems?

Accepted Answer

Ein Hinweisgebersystem oder eine Meldeplattform berücksichtigt in der Regel alle Anforderungen des HinSchG und stellt somit eine All-in-One-Lösung für ein gesetzeskonformes Hinweisgebemanagement dar. Verantwortliche minimieren dadurch Haftungsrisiken und schützen sich vor etwaigen Bußgeldern, Sanktionen oder möglichen Reputationsschäden.

Der Einsatz eines Systems wirkt zudem ressourcenschonend und kostensparend.

Das Onboarding der Meldeplattform white sparrow ist einfach & unkompliziert. Auf der Basis Ihrer Informationen statten wir Ihre Plattform mit Ihrer CI aus. Sofern ein Betriebsrat besteht und die Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats gewahrt wurden, dauert das Aufsetzen Ihres Hinweisgebersystems nur wenige Tage. Parallel wird ein Termin für die Einweisung Ihres Teams vereinbart und Sie erhalten auf Wunsch Textvorlagen, um Mitarbeitende und Partner zu informieren.

Question 6

Gibt es Hilfe bei heiklen Meldungen und gibt es Support?

Accepted Answer

Ihnen steht ein persönlicher Support bei Ihren Fragen rund um das System white sparrow per E-Mail und telefonisch zur Verfügung. Wir helfen schnell, kompetent und mit jeder Menge Erfahrung weiter.

Beim Eingang einer heiklen Meldung empfehlen wir: Ruhe bewahren! Vertrauen Sie auf Ihre Expertise und Ihr Rüstzeug aus der Fachkundeschulung. Stellt sich heraus, dass Sie hier nicht weiterkommen, dann sprechen Sie uns gerne an. Wir können Ihnen Impulse zu nächsten Schritten bei eingehenden Meldungen schwieriger Art geben oder Sie ggf. auch aktiv unterstützen. Ab wann es kostenpflichtige Leistungen werden, geben wir Ihnen zuvor bekannt. Wir leiten Sie im Einzelfall auch über zu unseren MKM Rechtsexperten.

Question 7

Ist das System auch für Konzerne / Konzerngesellschaften geeignet?

Accepted Answer

Die internationale Rechtssicherheit der Hinweisgeber-Plattform in allen EU-Ländern ermöglicht eine sichere & zentrale Nutzung für Konzerne.

Das System white sparrow ist mehrmandantenfähig und stellt jeder Konzerngesellschaft ein eigenes Portal für Hinweisgeber zur Verfügung. Die Hinweise aller Unternehmen des Konzerns können zentral verwaltet und bearbeitet werden. Ein dezidiertes Rechte- und Rollenkonzept berücksichtigt wichtige Features wie z.B. das Vier-Augen-Prinzip, die Hinzuziehung von Benutzern z.B. zu nur einem einzigen Hinweis oder die Fristenkontrolle.

Wir stellen Ihnen gerne eine kostenfreie Demo-Version bereit, mit der Ihr Team in Ruhe testen kann.

Question 8

Ist der Betriebsrat bei der Einführung eines Hinweisgebersystems zu beteiligen?

Accepted Answer

Bei der Einführung eines neuen bzw. bei der Änderung bestehender Hinweisgebersysteme sollten Sie den Betriebsrat in jedem Falle beteiligen. Zum einen ist dies nach § 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG erforderlich, wenn das Hinweisgebersystem Meldepflichten statuiert. Zum anderen besteht ein Mitbestimmungsrecht nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG, wenn technische Einrichtungen eingeführt oder angewendet werden sollen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen.

Gerne unterstützen Sie die Arbeitsrechtsexperten von MKM + PARTNER Rechtsanwälte auch beim Abschluss einer Betriebsvereinbarung und den Verhandlungen mit dem Betriebsrat.

Mehr dazu finden Sie in unserem Newsletterartikel zur Mitbestimmung des Betriebsrates.

Question 9

Wie wird die Anonymität des Hinweisgebers bei der Plattform white sparrow sichergestellt?

Accepted Answer

Unser Hinweisgebersystem gewährleistet die Anonymität des Hinweisgebers und stellt sicher, dass dessen Identität auf technischem Weg nicht zurückverfolgt werden kann. Technische Daten, die zur Übermittlung des Hinweises erforderlich sind, sind nur einem sehr eingeschränkten Personenkreis und nur für kurze Zeit zugänglich. Die  Daten werden in hochsicheren Rechenzentren gespeichert, die nach ISO 27001/2 sowie weiteren Standards zertifiziert sind. Auf diesen Servern werden keinerlei IP-Adressen, Standortdaten, Gerätespezifikationen oder sonstige Daten dauerhaft gespeichert, die Rückschlüsse auf den Hinweisgeber zulassen. 

Der Hinweisgeber entscheidet selbst, ob er anonym bleibt oder persönliche Angaben zu seiner Person macht. In jedem Fall werden Meldungsinhalte nur verschlüsselt übertragen. Zudem erfolgt die gesamte Serverkommunikation über eine verschlüsselte TLS 1.2.(HTTPS)-Verbindung. Externe Hosting-IT-Dienstleister haben keinen Zugriff auf die Daten.

Question 10

Was ist unter dem Begriff „interne“ Meldestelle zu verstehen? Ist eine Auslagerung auf externe Dritte möglich? Kann sich ein Hinweisgebersystem geteilt werden?

Accepted Answer

Natürlich nimmt die Einrichtung und Aufrechterhaltung einer Hinweisgeber-Stelle viele Ressourcen in Anspruch. Deswegen ist es erlaubt, den „internen“ Meldekanal auf externe Dritte auszulagern – wenn dabei die Vertraulichkeit und der Datenschutz gewahrt werden.

Können sich mehrere Meldestellen ein Hinweisgeber-System teilen? Im privaten Sektor ja, sofern das System eine strikte Datentrennung zwischen den Unternehmen ermöglicht. Wir bieten mit white sparrow eine Plattform an, die Ihren Beschäftigten nicht nur die Abgabe vertraulicher Meldungen ermöglicht – sie ermöglicht kleinen Unternehmen und Konzernen auch die Ressourcenteilung.

Im öffentlichen Sektor können je nach Bundesland die Kommunen, Gemeinden, Landkreise oder sonstige öffentliche Beschäftigungsgeber interne Meldestellen gemeinsam einrichten und betreiben oder einen Dritten mit den Aufgaben einer internen Meldestelle und dem Betreiben von Meldekanälen beauftragen.

Verschieden Modelle sind zulässig wie u.a. die interkommunale Zusammenarbeit im Rahmen einer kommunalen Zweckvereinbarung oder auch die Aufgabenübertragung innerhalb kommunaler Konzerngesellschaften.

Die Pflicht, Maßnahmen zu ergreifen, um etwaige Verstöße abzustellen, verbleibt bei den bei beteiligten Kommunen und öffentlichen Beschäftigungsgebern.

White sparrow

Rechtssicheres
Hinweisgebersystem

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Was macht unser Hinweisgebersystem aus?

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Auch für andere (internationale) Gesetze nutzbar

So funktioniert eine Meldung mit einer Whistleblowing Plattform

So sieht white sparrow aus

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