Q: Warum ist oftmals ein externer Datenschutzbeauftragter besser als ein interner, betrieblicher Datenschutzbeauftragter?

Mit einem externen Datenschutzbeauftragten von MKM erhält Ihr Unternehmen Expertinnen und Experten im Datenschutz mit jahrelanger Berufserfahrung. Alle unsere Beraterinnen und Berater sind Rechtsanwälte und Wirtschaftsjuristen mit einer hohen Affinität für IT- und Technik-Themen sowie einer Vielzahl an Erfahrungen aus unterschiedlichen Branchen, Bereichen und Projekten. MKM legt großen Wert auf regelmäßige Fort- und Weiterbildungen der Beraterinnen und Berater. Um die Aus- Fortbildung eines externen Datenschutzbeauftragten müssen Sie sich nicht kümmern - anders als bei einem betrieblichen Datenschutzbeauftragten. Betriebliche Datenschutzbeauftragte üben diese wichtige Funktion oftmals nur bis zu 10-15% ihrer Arbeitszeit aus. Zeit, die oftmals woanders fehlt und bei weitem für die Vielzahl an Themen und Sachverhalten für den betrieblichen Datenschutzbeauftragten nicht ausreicht.

Question 1

Was ist ein externer Datenschutzbeauftragter?

Accepted Answer

Ein externer Datenschutzbeauftragter ist ein unabhängiger Experte, der Unternehmen dabei unterstützt, alle Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und weiterer Datenschutzgesetze zu erfüllen – ohne dabei interne Prozesse zu stören. Anders als interne Datenschutzbeauftragte, die fest im Unternehmen eingebunden sind, wird der externe Dienstleister beauftragt, um objektive und unabhängige Beratung zu liefern. Zu seinen Kernaufgaben zählen:

Rechtssichere Beratung und Schulungen: Er informiert Geschäftsführung und Mitarbeiter regelmäßig über aktuelle Datenschutzvorgaben und führt Schulungen durch, die das Bewusstsein für Datenschutz stärken.

Integration in Unternehmensprozesse: Er entwickelt und implementiert datenschutzkonforme Richtlinien, die nahtlos in bestehende Abläufe eingebunden werden, sodass der laufende Betrieb nicht beeinträchtigt wird.

Überwachung und Optimierung: Er kontrolliert die Einhaltung der Datenschutzstandards und passt die Prozesse an neue gesetzliche Anforderungen an.

Zusammenarbeit mit Rechtsanwälten: Durch enge Kooperation mit spezialisierten Juristen wird sichergestellt, dass alle Maßnahmen nicht nur praktisch, sondern auch rechtlich fundiert sind.

Diese externe Unterstützung ermöglicht es Unternehmen, sich voll auf ihr Kerngeschäft zu konzentrieren, während sämtliche Datenschutzaspekte professionell und rechtssicher betreut werden. Diese umfassende und branchenspezifische Beratung ist insbesondere für Unternehmen von Vorteil, die international agieren und komplexe Datenschutzanforderungen erfüllen müssen.

Question 2

Welche Unternehmen müssen einen Datenschutzbeauftragten bestellen?

Accepted Answer

Gemäß der Vorgaben der DSGVO und spezifizierend durch das BDSG müssen Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten bestellen, wenn mindestens 20 Personen regelmäßig personenbezogene Daten automatisiert, z. B. mit PC, Tablet oder Smartphone, verarbeiten. Das ist häufig in der IT- oder Personalabteilung der Fall, kann jedoch auch alle anderen Abteilungen Ihres Unternehmens betreffen. Die Verpflichtung zur Bestellung ist unabhängig von der Zahl der Personen, wenn das Unternehmen besonders sensible personenbezogene Daten verarbeitet. Das ist z B. bei Gesundheitsdaten oder Daten zu politischen Einstellungen der Fall. Oder wenn die Kernaufgabe der Unternehmenstätigkeit in der Erhebung, Verarbeitung, Nutzung oder Übermittlung personenbezogener Daten liegt. Auch müssen Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten bestellen, wenn Verarbeitungen vorgenommen werden, die einer Datenschutzfolgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO bedürfen (z.B. bei einer Videoüberwachung).
Achtung: Selbst wenn Ihr Unternehmen nicht zur Bestellung eines Datenschutzbeauftragten verpflichtet sein sollte, müssen Sie sämtliche Vorgaben der DSGVO dennoch einhalten und erfüllen.

Question 3

Was kostet mich ein externer Datenschutzbeauftragter?

Accepted Answer

Oftmals ist das weniger als Sie denken. Die Kosten für Ihren externen Datenschutzbeauftragten richten sich nach den Anforderungen Ihres Unternehmens und dem Umfang, in dem wir für Sie tätig werden sollen. Pauschal können Preise genannt werden, da diese von einer Vielzahl von Faktoren abhängen. Als Anhaltspunkt lässt sich jedoch sagen, dass der monatliche Beratungsbeitrag unserer Kunden in der Regel zwischen 300 und 800 Euro liegt. Dafür müssen Sie keinen Mitarbeitenden Ihres Unternehmen für diese Tätigkeit frei stellen, aus- und weiterbilden damit die entsprechenden Qualifikationen und Fachwissen sichergestellt und nachgewiesen werden können, sowie mit den nötigen Mitteln an Technik und Befugnissen aussstatten.

Question 4

Warum ist oftmals ein externer Datenschutzbeauftragter besser als ein interner, betrieblicher Datenschutzbeauftragter?

Accepted Answer

Mit einem externen Datenschutzbeauftragten stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen nicht nur in Deutschland, sondern auch international datenschutzrechtlich optimal aufgestellt ist. Unsere zertifizierten Experten (TÜV, IAPP) sind alle Wirtschaftsjuristen oder Rechtsanwälte und verfügen über langjährige Erfahrung im Datenschutzrecht, sowohl auf nationaler als auch auf internationaler Ebene. Wir beraten Sie zur Einhaltung der DSGVO und anderer relevanter Datenschutzbestimmungen weltweit und integrieren diese Vorgaben effizient in Ihre Unternehmensprozesse.

Zudem schulen wir Ihre Mitarbeiter, überwachen die korrekte Anwendung der Datenschutzgrundsätze und vermitteln zwischen den Interessen Ihres Unternehmens und externen Anforderungen. So können Sie sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren, während wir für die datenschutzrechtliche Sicherheit sorgen.

Question 5

Welche Unternehmen brauchen einen externen Datenschutzbeauftragten?

Accepted Answer

Laut DSGVO müssen Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten benennen, wenn mindestens 20 Mitarbeitende regelmäßig personenbezogene Daten automatisiert, z. B. mit PC, Tablet oder Smartphone, verarbeiten. Das ist häufig in der IT- oder Personalabteilung der Fall, kann jedoch auch alle anderen Abteilungen Ihres Unternehmens betreffen. Die Verpflichtung zur Benennung ist unabhängig von der Zahl der Mitarbeitenden, wenn das Unternehmen besonders sensible personenbezogene Daten verarbeitet. Das ist z B. bei Gesundheitsdaten oder Daten zu politischen Einstellungen der Fall. Oder wenn die Kernaufgabe der Unternehmenstätigkeit in der Erhebung, Verarbeitung, Nutzung oder Übermittlung personenbezogener Daten liegt.Auch müssen Unternehmen einen DSB benennen, wenn Verarbeitungen vorgenommen werden, die einer Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO bedürfen. Achtung, wenn Ihr Unternehmen nicht zur Benennung eines Datenschutzbeauftragten verpflichtet ist, müssen Sie die Vorgaben der DSGVO dennoch einhalten. Daher ist es häufig sinnvoll, nicht an den moderaten Kosten für einen externen Datenschutzbeauftragten zu sparen und freiwillig einen externen DSB zu benennen. Herausforderungen und Aufgaben sind dann an den externen DSB adressiert und liegen nicht bei Ihnen. Sie sind unsicher, ob Ihr Unternehmen einen externen Datenschutzbeauftragten braucht? Bitte sprechen Sie uns an, wir helfen Ihnen gerne weiter

Question 6

Welche Kompetenzen muss ein externer Datenschutzbeauftragter haben?

Accepted Answer

Im Idealfall ist ein externer Datenschutzbeauftragter ausgebildeter Jurist und hat gleichzeitig eine Affinität für Technik- und IT-Themen. Er sollte im Bereich Datenschutz zertifiziert sein und sich regelmäßig fortbilden. Nur so kann er als Dienstleister seine Kunden kompetent und rechtssicher beraten.
Ein erfahrener Datenschutzbeauftragter verfügt über umfangreiches Knowhow und Expertise aus zahlreichen Datenschutzprojekten in unterschiedlichen Branchen. Daher sollten Sie sich auf ein erfahrenes und etabliertes Beratungsunternehmen verlassen. Wir von MKM sind im Datenschutz bereits seit 2004 aktiv und nicht erst seit der DSGVO! Unsere Beratungsansätze, Interviewtechniken und Lösungen sind über die Jahre gereifte Eigenentwicklungen. Diese verbessern und aktualisieren wir permanent. Alle unsere Beraterinnen und Berater sind zertifiziert und verpflichtet, sich regelmäßig fortzubilden und zu spezialisieren. Wir sind es gewohnt, Mittelständler und Konzerne in komplexen Datenstrukturen zu beraten. Unser weltweites Netzwerk ermöglicht uns eine rechtssichere Beratung in fast jedem Land dieser Welt. Durch unsere Lösungen im Datenschutz können Sie an diesen Bereich Ihres Compliance-Managements endlich einen Haken setzen.

Question 7

Wie wird ein Datenschutzbeauftragter bestellt?

Accepted Answer

Formal gibt es in der DSGVO keine Vorgaben über die Form der Bestellung eines Datenschutzbeauftragten. Theoretisch genügt die mündliche Ernennung. Jedoch ist die schriftliche Benennung eines Datenschutzbeauftragten aus Beweis- und Rechenschaftsgründen mehr als empfehlenswert. Zudem raten wir, die Aufgaben des Datenschutzbeauftragten schriftlich zu fixieren. Die Zuständigkeit eines DSB muss den entsprechenden Behörden mitgeteilt werden (Artikel 37 Absatz 7 DSGVO). Innerhalb und außerhalb des Unternehmens müssen die Zuständigkeit und Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten veröffentlicht werden, z. B. im Intranet und auf der Internetseite.

Question 8

Kann ein interner Datenschutzbeauftragter abberufen werden?

Accepted Answer

Unter bestimmten Voraussetzungen kann ein interner Datenschutzbeauftragter abberufen werden. Hierfür müssen allerdings triftige Gründe vorliegen, die auch in einem Arbeitsverhältnis eine fristlose Kündigung rechtfertigen würden. Wird ein interner Datenschutzbeauftragter abberufen, so ist eine Kündigung innerhalb eines Jahres unzulässig. Es sei denn, es gibt einen wichtigen Grund. Bei einem externen Datenschutzbeauftragten müssen Sie sich darüber keine Sorgen machen. Sie können die Zusammenarbeit jederzeit vertragsgemäß beenden. Sie sind unsicher, ob Sie einen internen oder externen Datenschutzbeauftragten benennen sollen? Bitte sprechen Sie uns an, wir helfen Ihnen gerne weiter

Question 9

Haftet ein Datenschutzbeauftragter bei Verstößen?

Accepted Answer

Ein externer Datenschutzbeauftragter haftet für seine Beratung. D.h., dass er im Falle einer datenschutzrechtlichen Falschberatung dafür geradestehen muss. Hierfür schließen seriös arbeitende Berater eine Haftpflichtversicherung ab. Bei MKM beträgt diese 10 Mio. EUR. Der Datenschutzbeauftragte haftet jedoch nicht für eine mangelnde Umsetzung seiner Beratung um Unternehmen. Diese Haftung verbleibt grundsätzlich immer beim Unternehmen und seinen Organen. Mit einem externen Datenschutzbeauftragten erhalten Sie also Beratung auf dem höchsten Niveau.

Question 10

Darf ich als Geschäftsführer mich zum Datenschutzbeauftragten benennen?

Accepted Answer

Eine unabhängige Aufgabenerfüllung als Datenschutzbeauftragter ist nur dann sichergestellt, wenn ein Interessenkonflikt ausgeschlossen werden kann. Ein Interessenkonflikt liegt z. B. vor, wenn der interne Datenschutzbeauftragte auf Leitungsebene tätig ist (z. B. als Mitglied der Geschäftsführung) oder die IT- oder Personalabteilung leitet. Mitarbeitende, die in diesen Abteilungen Datenverarbeitungsprozesse bestimmen bzw. beauftragen, können nicht ebenfalls zum DSB benannt werden. Weiterhin sind Angehörige der Unternehmensverantwortlichen von der Funktion ausgeschlossen. Der DSB sollte eine unabhängige Position im Unternehmen einnehmen, um seine Aufgaben im Sinne des Datenschutzes effektiv wahrnehmen zu können.

Question 11

Zeitaufwand: Bleibt dem internen Datenschutzbeauftragten genügend Zeit für seine Kernaufgaben?

Accepted Answer

Der Zeitaufwand für die Tätigkeit als interner Datenschutzbeauftragter ist nicht pauschalierbar. Er hängt u. a. von der Größe des Unternehmens, dem Umfang der verarbeiteten Daten und der IT-Struktur ab. Ein interner Datenschutzbeauftragter benötigt schon in der Einarbeitungsphase viel Zeit. Er muss eine umfangreiche Bestandsaufnahme durchführen, das Verarbeitungsverzeichnis aufstellen, prüfen und Ergänzungen ausarbeiten. In dieser Phase wird der Mitarbeitende seiner Kerntätigkeit wahrscheinlich nur eingeschränkt nachgehen können.

Die Kosten für einen externen Datenschutzbeauftragten sind moderat – vergleichen Sie daher, ob es nicht profitabler wäre, einen externen DSB anstelle eines internen Datenschützers zu benennen.

Question 12

Darf ich einen internen DSB kündigen?

Accepted Answer

Interne Datenschutzbeauftragte unterliegen einem besonderen Kündigungsschutz. Sie dürfen nur aus wichtigem Grund außerordentlich gekündigt werden. Das ist in etwa vergleichbar mit einem Betriebsratsmitglied. Unter bestimmten Voraussetzungen können interne Datenschutzbeauftragte abberufen werden. Allerdings müssen dafür triftige Gründe vorliegen, die auch in einem Arbeitsverhältnis eine fristlose Kündigung rechtfertigen würden. Ein externer Datenschutzbeauftragter ist nicht fest an Ihr Unternehmen gebunden.

Question 13

Interner vs. externer Datenschutzbeauftragter: Wer übernimmt die Haftung?

Accepted Answer

Ein angestellter interner DSB haftet nur bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit. Das Hauptrisiko bei Datenschutzverstößen durch Beratungsfehler liegt damit beim Vorstand bzw. dem Geschäftsführer des Unternehmens. Und das kann teuer werden. Bei einem Datenschutzverstoß drohen Ihnen Bußgelder von bis zu 20 Millionen Euro oder bis zu vier Prozent des weltweiten Jahresumsatzes! Zwischen einem externen Datenschutzbeauftragten und dem Auftraggeber besteht kein Angestelltenverhältnis. Damit genießt ein externer Datenschutzbeauftragter keine Vorteile in Bezug auf Haftungsschutz.

Schon bei einer leichten Fahrlässigkeit haftet ein externer DSB gegenüber dem Unternehmen im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen. So müssen Sie sich keine Sorgen machen, der externe Datenschutzbeauftragte gibt Ihnen Rückendeckung und ausreichenden Schutz vor Haftungsrisiken!