Welche Aufgaben hat ein Datenschutzbeauftragter?
Beraten, überwachen, schützen
Der Datenschutzbeauftragte (kurz: DSB) ist die zentrale Anlaufstelle für alle Datenschutzfragen im Unternehmen. Er berät, überwacht und schult – und ist gleichzeitig Bindeglied zwischen Ihrem Unternehmen, Betroffenen und Aufsichtsbehörden.
Seine Aufgabe ist nicht nur, Vorschriften zu überwachen. Ein guter DSB denkt mit: Er erkennt Risiken frühzeitig, begleitet neue Projekte von Anfang an und sorgt dafür, dass Datenschutz im Alltag praktikabel bleibt.
Was ein DSB konkret leistet
Überwachung & Einhaltung der Datenschutzvorschriften nach DSGVO und BDSG
Beratung von Geschäftsführung und Fachabteilungen bei datenschutzrelevanten Entscheidungen
Schulung der Mitarbeitenden im Umgang mit personenbezogenen Daten
Anlaufstelle für Betroffene, etwa bei Auskunftsersuchen oder Beschwerden
Kommunikation mit Aufsichtsbehörden, insbesondere im Ernstfall einer Datenpanne
Datenschutzmanagement & Dokumentation: vom Verarbeitungsverzeichnis bis zur Datenschutz-Folgenabschätzung
Optimierung von Prozessen zum Schutz personenbezogener Daten
Welche Aufgaben hat ein externer DSB?
Ein externer Datenschutzbeauftragter hat dieselben Aufgaben wie ein betrieblicher DSB: Er ist Ansprechperson für Behörden, Geschäftsführung, Mitarbeitende und Betroffene. Das Aufgabenspektrum umfasst u.a. die Beratung bei datenschutzrelevanten Entscheidungen, Unterstützung bei Datenpannen, die Durchführung von Audits, die Organisation von Mitarbeiterschulungen und die Dokumentation.
Beispiele aus dem Alltag
Datenschutz spielt in vielen Bereichen eine RolleSo sieht die Arbeit eines Datenschutzbeauftragten in der Praxis aus – drei typische Situationen, in denen ein DSB den Unterschied macht.
Wann ist ein DSB notwendig?
Alle Unternehmen in der EU müssen die DSGVO einhalten. Darüber hinaus sind bestimmte Unternehmen gesetzlich zur Benennung eines Datenschutzbeauftragten verpflichtet. Nach Art. 37 DSGVO und § 38 BDSG trifft das zu, sobald einer der folgenden Fälle eintritt:
- Mindestens 20 Personen verarbeiten regelmäßig personenbezogene Daten auf automatisiertem Weg
- Das Unternehmen verarbeitet besonders sensible Datenkategorien, darunter:
- Gesundheitsdaten oder Daten aus klinischen Studien
- Genetische und biometrische Daten
- Daten medizintechnischer Produkte, die unter die Medical Device Regulation fallen
- Daten zu Weltanschauung, Religion oder politischen Überzeugungen
- Die Kernaufgabe des Unternehmens besteht in der umfangreichen Verarbeitung personenbezogener Daten.
- Eine Verarbeitung unterliegt einer Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) nach Art. 35 DSGVO, die in bspw. folgenden Fällen erforderlich ist:
- Automatisierte Entscheidungsfindung per KI
- Umfangreiche Überwachungsmaßnahmen
Wann lohnt sich ein DSB auch ohne gesetzliche Pflicht?
Die DSGVO gilt für alle Unternehmen, unabhängig von ihrer Größe. Daher profitieren viele Unternehmen von der Benennung eines Datenschutzbeauftragten, selbst wenn sie gesetzlich noch nicht dazu verpflichtet sind – zum Beispiel in diesen Fällen:
- Ein Datenschutzbeauftragter schafft eine feste Anlaufstelle für Datenschutzfragen, z. B. wenn Kunden Auskunft über ihre gespeicherten Daten verlangen, Aufsichtsbehörden Anfragen stellen oder Geschäftspartner Nachweise zur DSGVO-Konformität einfordern.
- Ein Datenschutzbeauftragter prüft Auftragsverarbeitungsverträge, die Ihr Unternehmen mit externen Dienstleistern schließt, etwa mit dem IT-Dienstleister, der für Updates Zugriff auf personenbezogene Daten benötigt.
- Bei internationaler Zusammenarbeit stellt ein DSB sicher, dass Datentransfers in Drittländer rechtssicher gestaltet sind und die jeweiligen Datenschutzstandards eingehalten werden.
Interner oder externer Datenschutzbeauftragter?
Was passt zu Ihrem Unternehmen?Grundsätzlich können Sie die Funktion des DSB intern besetzen oder extern vergeben. Beide Optionen sind gesetzlich zulässig. Welche besser zu Ihrem Unternehmen passt, hängt von der Größe Ihres Unternehmens, den internen Ressourcen und der Datenschutzkomplexität Ihrer Abläufe und Branche ab.
Interner
Datenschutzbeauftragter
Ein Mitarbeitender Ihres Unternehmens übernimmt die DSB-Funktion zusätzlich zu seiner eigentlichen Tätigkeit. Das klingt pragmatisch, bringt aber Herausforderungen mit sich:
- ⬥ Datenschutzwissen muss intern aufgebaut und kontinuierlich aktuell gehalten werden
- ⬥ Interessenkonflikte sind möglich, da der DSB weisungsgebunden im Unternehmen tätig ist
- ⬥ Bei Datenpannen oder Behördenanfragen liegt die Haftung vollständig beim Unternehmen
- ⬥ Der Zeitaufwand und damit die Kosten werden häufig unterschätzt
Externer
Datenschutzbeauftragter
Ein spezialisierter Dienstleister übernimmt die DSB-Funktion für Ihr Unternehmen. Das bietet strukturelle Vorteile, die intern schwer zu replizieren sind:
- ⬥ Aktuelles Fachwissen ohne internen Schulungsaufwand
- ⬥ Strukturelle Unabhängigkeit: kein Interessenkonflikt, stattdessen klare Objektivität
- ⬥ Haftung liegt beim externen Dienstleister bei Einhaltung seiner Empfehlungen
- ⬥ Transparente, bedarfsgerechte Kosten – ohne die Fixkosten einer internen Stelle
Besondere Anforderungen in sensiblen Branchen
Für Unternehmen im Gesundheitswesen, in der Pharmabranche oder bei sozialen Einrichtungen gelten besonders strenge Anforderungen: Da hier regelmäßig Gesundheitsdaten, biometrische Informationen oder andere sensible Datenkategorien nach Art. 9 DSGVO verarbeitet werden, ist die Fehlertoleranz gering und der Dokumentationsaufwand hoch.
Ein externer Datenschutzbeauftragter mit spezifischer Branchenerfahrung kennt diese Anforderungen aus der Praxis – und kann Lösungen entwickeln, die sowohl rechtssicher als auch im Alltag umsetzbar sind.
MKM Datenschutz betreut seit Jahren Unternehmen in besonders regulierten Branchen als externer Datenschutzbeauftragter, darunter Arztpraxen, Pharmaunternehmen sowie Unternehmen aus dem Finanz- und Steuerberatungssektor. Die branchenspezifischen Anforderungen – von EHDS bis SGB-V – sind uns vertraut.
Was kostet ein externer Datenschutzbeauftragter?
Die Kosten für einen externen Datenschutzbeauftragten sind nicht pauschal festgelegt. Der Preis hängt von mehreren Faktoren ab:
- Unternehmensgröße und Mitarbeiterzahl: Mit der Größe eines Unternehmens steigen in der Regel auch der Betreuungsaufwand und die Komplexität der Datenschutzprozesse – etwa durch mehr Standorte, mehr Mitarbeitende oder eine größere Anzahl an Verarbeitungstätigkeiten.
- Art und Sensibilität der verarbeiteten Daten: Unternehmen, die besonders schutzwürdige Datenkategorien verarbeiten – etwa Gesundheitsdaten, biometrische Daten oder Daten von Kindern – unterliegen strengeren gesetzlichen Anforderungen, die einen höheren Betreuungsaufwand mit sich bringen.
- Leistungsumfang und Eigenleistung: Entscheidend ist, welche Aufgaben der externe DSB vollständig übernimmt und welche das Unternehmen selbst verantwortet. Übernimmt eine interne Ansprechperson koordinierende Tätigkeiten nach Anleitung, kann das den Umfang – und damit den Preis – reduzieren.
- Internationale Aufstellung: Unternehmen mit mehreren Standorten oder internationalem Datentransfer haben komplexere Anforderungen, die sich im Betreuungsaufwand widerspiegeln.
Viele Anbieter arbeiten mit einem monatlichen Pauschalpreis, der einen definierten Leistungsrahmen abdeckt, etwa eine bestimmte Anzahl an Beratungsstunden, regelmäßige Audits und die Erreichbarkeit im Tagesgeschäft.
Als grobe Orientierung: Monatliche Pauschalen beginnen für kleinere Unternehmen typischerweise im niedrigen dreistelligen Bereich. Für mittelständische Unternehmen bewegen sich die Preise in der Regel zwischen 300 € und 600 € pro Monat. Ein transparenter Vertrag sollte Leistungsumfang, Reaktionszeiten und Anpassungsmöglichkeiten klar regeln.
Unsere Empfehlung
Warum der günstigste Preis selten die beste Wahl istIn der Betreuung von über 150 Unternehmen hören wir regelmäßig dasselbe: Wer zuvor einen besonders günstigen Anbieter hatte, hat oft mehr selbst gemacht als erwartet. Ein Angebot für 100 € monatlich klingt attraktiv, bedeutet in der Praxis aber meist, dass Fragen oberflächlich beantwortet werden, Prozesse nicht geprüft und individuelle Empfehlungen nicht ausgesprochen werden.
Das wird zum Problem, wenn es darauf ankommt: Die Haftung eines externen DSB greift nur, wenn seine Empfehlungen korrekt umgesetzt wurden. Ohne professionelle Begleitung bei der Umsetzung ist das kaum nachweisbar, und das Risiko liegt beim Unternehmen.
Worauf es also ankommt: Der DSB sollte nicht nur Empfehlungen aussprechen, sondern deren Umsetzung aktiv begleiten – nur so greift die Haftung im Ernstfall.
Wir bieten aus diesen Gründen ein Full-Service-Paket Externer Datenschutzbeauftragter an.
Worauf sollten Sie bei der Auswahl achten?
Die Bezeichnung "Datenschutzbeauftragter" ist nicht geschützt. Die DSGVO fordert, dass ein Datenschutzbeauftragter über Fachwissen im Datenschutzrecht und in der Datenschutzpraxis verfügt. Wir empfehlen, bei der Auswahl eines externen Datenschutzbeauftragten auf folgende Punkte zu achten:
Wichtige Fragen:
- ⬥ Fachliche Qualifikation: Gibt es nachweisbare Expertise im Datenschutzrecht, etwa durch juristische Ausbildung, Zertifikate von seriösen Anbietern oder langjährige Praxiserfahrung?
- ⬥ Erreichbarkeit und Reaktionszeit: Datenschutzvorfälle müssen innerhalb von 72 Stunden gemeldet werden. Ist Ihr DSB in solchen Situationen verlässlich erreichbar?
- ⬥ Branchenerfahrung: Kennt der Anbieter die spezifischen Anforderungen Ihrer Branche? Gerade beim Umgang mit sensiblen Daten sollte das ein entscheidendes Kriterium sein.
- ⬥ Vertragsgestaltung: Sind Leistungsumfang, Laufzeit und Kündigungsfristen klar geregelt? Insbesondere bei günstigen Angeboten unter 250 €/Monat sollten Sie den Leistungsumfang genau prüfen.
In fünf Schritten zum externen Datenschutzbeauftragten
Erstkontakt
Im ersten Gespräch werden die datenschutzrelevanten Anforderungen des Unternehmens geklärt: Branche, Unternehmensgröße, Art der verarbeiteten Daten. Darauf aufbauend erstellt der Anbieter ein individuelles Angebot.
Benennung und Vertragsabschluss
Nach der Vertragsunterzeichnung erfolgt die offizielle schriftliche Benennung des externen Datenschutzbeauftragten. Ab diesem Zeitpunkt ist die Funktion des DSB rechtssicher besetzt.
Bestandsaufnahme (Audit)
Der DSB analysiert die bestehenden Datenschutzprozesse und Dokumente des Unternehmens – und identifiziert dabei Schwachstellen, die behoben werden sollten.
Empfehlungen und Umsetzung
Auf Basis der Bestandsaufnahme entwickelt der DSB individuelle Handlungsempfehlungen und begleitet deren Umsetzung: von der Anpassung von Prozessen bis zur Erstellung fehlender Dokumentation.
Laufende
Betreuung
Im Regelbetrieb steht der DSB für alle datenschutzrelevanten Fragen zur Verfügung, zum Beispiel bei neuen Projekten, Behördenanfragen, Datenpannen oder Mitarbeiterschulungen.
Unsere Leistungen
MKM Datenschutz übernimmt auf Wunsch die Funktion des externen Datenschutzbeauftragten für Ihr Unternehmen. Lesen Sie weiter, wobei wir Sie unterstützen können.