Am 15.12.2022 hat der Deutsche Bundestag das Hinweisgeberschutzgesetz zur Umsetzung der EU-Whistleblower-Richtlinie verabschiedet. Entgegen dem zuvor im Raum stehenden Entwurf hat der Rechtsausschuss einige aktuelle Änderungen eingefügt, die alle vom Gesetz betroffenen Unternehmen werden berücksichtigen müssen.
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Vom Hinweisgeberschutzgesetz werden nach Inkrafttreten zunächst alle Unternehmen ab 250 Beschäftigten und bestimmte Branchen wie z.B. Finanzdienstleister und Seefahrt unabhängig von der Beschäftigten-Anzahl betroffen sein. Ab 17.12.2023 müssen dann auch alle Unternehmen mit mehr als 49 Mitarbeitenden die Anforderungen des Gesetzes erfüllen.
Hier finden Sie die wichtigsten Neuerungen des deutschen Hinweisgeberschutzgesetzes auf einen Blick:
1. Pflicht zur Bearbeitung anonymer Hinweise
Anders als die EU Richtlinie dies vorsieht sollen die Unternehmen nach dem Hinweisgeberschutzgesetz auch Hinweise bearbeiten müssen, bei denen der Hinweisgeber keinerlei Angaben zu seiner Person macht – sog. anonyme Hinweise. Die Pflicht zur Bearbeitung der anonymen Hinweise soll zwar erst ab 2025 wirksam werden. Jedoch werden Unternehmen, die bisher simple Lösungen wie einem „internen Kummerkasten“ oder eine „Whistleblower-Emailadresse“ angedacht hatten, damit nicht mehr die Gesetzes-Anforderungen erfüllen können. Beim Aussuchen einer Lösung im nächsten Jahr ist es also zu empfehlen, dass diese eine solche anonyme Zwei-Wege-Kommunikation bereits ermöglicht. – Schauen Sie dazu gern unsere White Sparrow Plattform an!
2. Persönliche Zusammenkunft wurde entschärft
Die Pflicht, auf Wunsch des Hinweisgebers auch eine persönliche Zusammenkunft von Angesicht zu Angesicht zu ermöglichen, wurde entschärft: Nach dem neuen Gesetz kann diese nun auch im Wege einer Bild- und Tonübertragung vorgenommen werden.
3. Konzernlösung bleibt erhalten
Der Rechtsausschuss betont die Möglichkeit einer Konzernlösung. Das heißt, dass in Unternehmensgruppen eine zentrale Bearbeitung der Hinweise, z.B. in einem Compliance-Team, möglich bleibt. Voraussetzung ist jedoch, dass die Abgabe für die Hinweisgeber sprachlich barrierefrei möglich und eindeutig einer Gesellschaft zuzuordnen ist. Soweit sich nationale Besonderheiten aus den jeweiligen Gesetzen der EU Länder ergeben, haben Sie mit White Sparrow die richtige Plattform, da wir alle Umsetzungen in den EU Ländern im Blick haben und bei unserer Plattform berücksichtigen – machen Sie gern einen Beratungstermin dazu aus.
4. Verlängerung der Aufbewahrungsfrist
Unsere Datenschützer der MKM Datenschutz hatten bereits mit den Aufsichtsbehörden über die aus unserer Sicht zu kurze Löschfrist von zwei Jahren nach Abschluss der Ermittlungen zu diskutieren begonnen. Nun hatte der Gesetzgeber ein Einsehen und hat sie zumindest auf die für Schadensersatzforderungen relevanten drei Jahre hochgestuft. Allerdings dürfte dies innerhalb von Europa auch unterschiedlich ausgestaltet werden.
5. Immaterieller Schadensersatz vorgesehen
Nach dem neuen Gesetz gibt es nun auch Schadensersatz für Schäden, die nicht Vermögensschäden sind (sog. immaterielle Schäden). Repressalien, für die die Hinweisgeber diesen Schadensersatz fordern können, können vielschichtige Erscheinungsformen einnehmen. Gerade bei psychischen Belastungen wie Mobbing oder Stalking ist der Nachweis einer Verletzung über das bisher hierzu vorgesehene Bürgerliche Gesetzbuch (§ 253 Abs. 2 BGB) denkbar schwierig gewesen. Zumal die Rechtsprechung die notwendigen Bemessungsfaktoren sehr unterschiedlich beurteilt und anwendet. Die vollständige Wiedergutmachung trägt den Anforderungen der EU Rechnung (Art. 21 Abs. 8 und ErwG. 94 EU Whistleblowing Richtlinie). Sie stärkt damit den Schutz von Hinweisgebern und damit auch das Vertrauen der Hinweisgeber in die Meldestellen.
Das Inkrafttreten ist – je nach Geschwindigkeit des Deutschen Bundesrates, der noch zustimmen muss – frühestens im Mai 2023 zu erwarten. Wichtig ist, dass das Gesetz nach der Zustimmung des Bundesrates „verkündet“ wird, das Inkrafttreten und damit die gesetzliche Umsetzungspflicht für Unternehmen erfolgt erst drei Monate nach der Verkündung.
Bei der Auswahl einer Lösung und dem Einrichten der internen Prozesse sollten Sie jedoch bedenken, dass Auswahl, technische und fachliche Schulung des Teams sowie die interne Kommunikation an das ganze Team einige Zeit in Anspruch nehmen. Ein Vorlauf von ca. 3 Monaten ist hier je nach Unternehmensgröße durchaus zu empfehlen, um zum Inkrafttreten des Gesetzes gut aufgestellt zu sein.
Autor: Thilo Märtin