Was ist ein Hinweisgebersystem?

Ein Hinweisgebersystem ist eine Struktur, mit der Mitarbeitende, Geschäftspartner*innen oder externe Personen vertraulich oder anonym Missstände, Gesetzesverstöße oder interne Regelverletzungen melden können. 

Die Betreuung eines Hinweisgebersystems erfolgt über eine so genannte interne Meldestelle. 

Eine interne Meldestelle kann auf verschiedene Arten bereitgestellt werden. Die Entscheidung für eine Variante hängt von Größe, Struktur und Rahmenbedingungen eines Unternehmens ab. 

• Ombudsperson(en) für persönliche Zusammenkunft
• Briefkasten oder E-Mail-Postfach für Text-Nachrichten
• Telefon-Hotline für mündlich weitergegebene Informationen
• Video-Konferenz-Tool für virtuelle Zusammenkunft
• Digitales Hinweisgebersystem

Laut dem deutschen Hinweisgeberschutzgesetz, das seit 2. Juli 2023 in Kraft ist, müssen Unternehmen mit mindestens 50 Mitarbeitenden eine Meldemöglichkeit einrichten. Einige Unternehmen sind dazu verpflichtet, dies auch bei weniger Mitarbeitenden zu tun, zum Beispiel Wertpapierdienstleistungsunternehmer oder Institute des Kreditwesens. 

Das Ziel der EU Whistleblower Richtlinie, die jedes EU-Land in ähnlicher Weise umsetzen soll, besteht darin, Hinweisgebende vor möglichen Benachteiligen zu schützen. Das deutsche Hinweisgeberschutzgesetz regelt zum Beispiel den Ablauf von internen Meldestellen, die Vertraulichkeit der Whistleblower und den Anwendungsbereich. 

Auch wenn es wie eine leidige Pflicht für Unternehmen klingt: Ein Hinweisgebersystem ermöglicht, etwaige Missstände frühzeitig aufzudecken und womöglich Bußgelder oder andere negative Folgen zu vermeiden. 

Das Hinweisgeberschutzgesetz gilt für Straftaten, Ordnungswidrigkeiten und die Verletzung von Vorschriften. Voraussetzung ist jedoch immer, dass die Verstöße im beruflichen Kontext erfolgt sind. 

Idealerweise funktioniert ein Hinweisgebersystem etwa so:

1. Eine Person beobachtet oder erfährt von einem Missstand und möchte etwas dagegen unternehmen.
2. Die Person kennt Hinweisgebersystem ihres Unternehmens und gibt dort eine Meldung ab.
3. Diese Meldung wird von der Meldestelle entgegen genommen.
4. Daraufhin prüft die Meldestelle den Fall.
5. Anschließend informiert die Meldestelle die zuständigen Personen im Unternehmen – meist die Geschäftsführung – über den Missstand und spricht Empfehlungen fürs weitere Vorgehen aus. Außerdem informiert sie die Person, die die Meldung abgegeben hat, über die Entwicklung des Falls. 

Wenn Sie eine Whistleblowing Plattform aufbauen, stehen vorab einige Überlegungen an, zum Beispiel

• Welche Personen sind für die Betreuung einer Meldestelle geeignet?
• Sollen anonyme Meldungen möglich sein?
• Welche Art von Meldestelle ist für mein Unternehmen die richtige?

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