Verkürzung der Aufbewahrungspflicht für Buchungsbelege
Die Bundesregierung hat im Rahmen des Vierten Bürokratieentlastungsgesetzes (BEG IV) eine Änderung für Unternehmen beschlossen. Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege wird von bisher 10 Jahren auf 8 Jahre verkürzt. Diese Neuerung, die überwiegend ab dem 1. Januar 2025 gilt, soll vor allem Unternehmen entlasten und Verwaltungsaufwand reduzieren. Gleichzeitig ergeben sich aus der Anpassung datenschutzrechtliche und organisatorische Anforderungen, denen Unternehmen gerecht werden müssen.
Hintergrund der Verkürzung der Aufbewahrungsfristen
Die bisherigen Regelungen gemäß § 257 des Handelsgesetzbuchs (HGB) und § 147 Abgabenordnung (AO) verpflichten Unternehmen bisher, Buchungsbelege wie Rechnungen, Quittungen oder ähnliche Dokumente 10 Jahre lang aufzubewahren. Diese Frist diente steuer- und handelsrechtlichen Zwecken, wie der Sicherstellung der Nachvollziehbarkeit von Geschäftsvorfällen und der Durchführung von Betriebsprüfungen.
Die nun beschlossene Verkürzung auf acht Jahre zielt darauf ab, Unternehmen zu entlasten, insbesondere durch Einsparungen bei Speicher- und Archivierungskosten. Diese Änderung betrifft alle Belege, deren ursprüngliche Frist von 10 Jahren ab dem 1. Januar 2025 noch nicht abgelaufen ist. Für bestimmte Finanzinstitute, die unter der Aufsicht der BaFin stehen, tritt die Änderung erst 2026 in Kraft.
Datenschutzrechtliche Anforderungen
Gemäß Artikel 5 Absatz 1 lit. e DSGVO dürfen personenbezogene Daten nur so lange gespeichert werden, wie es für den ursprünglichen Zweck erforderlich ist. Unternehmen sind daher verpflichtet, die Daten spätestens nach Ablauf der festgelegten Aufbewahrungsfristen zu löschen.
Daraus ergibt sich die Notwendigkeit, dass Unternehmen ihre internen Abläufe an die jeweils geltenden Aufbewahrungsfristen anpassen müssen, um eine rechtzeitige Löschung der Daten zu gewährleisten.
Dabei ergibt sich ein Anpassungsbedarf sowohl in organisatorischer als auch technischer Hinsicht. Insbesondere sollten das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten und das zugrundeliegende Löschkonzept einer Aktualisierung unterzogen werden. Auch Datenschutzerklärungen sowie die Informationspflichten gemäß Art. 13 DSGVO sind von diesen Änderungen betroffen.
Aus technischer Sicht sind Änderungen in relevanten IT-Systemen erforderlich – die Löschfristen sollten in den entsprechenden Systemen und auch Archivsystemen entsprechend geändert werden.
Des Weiteren sind natürlich auch die Mitarbeitende über die neuen Fristen und die datenschutzrechtlichen Anforderungen zu informieren. Dies ist besonders wichtig für Abteilungen, die mit der Verwaltung von Buchungsbelegen betraut sind.
Fazit:
Die Verkürzung der Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege von 10 Jahren auf 8 Jahre soll die Unternehmen aus wirtschaftlicher Sicht entlasten und Kosten senken – erfordert aber erstmal eine sorgfältige Anpassung interner Systeme und Prozesse, um den rechtlichen Regelungen gerecht zu werden. Diese Änderung betrifft alle Belege, deren ursprüngliche Frist von zehn 10 Jahren ab dem 1. Januar 2025 noch nicht abgelaufen ist.
Autorin: Cansu Muti (Data Privacy Consultant)